Міністерство освіти І науки україни - polpoz.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Міністерство освіти І науки україни 01135, м. Київ, проспект Перемоги 2 987.81kb.
Щодо ведення класного журналу в 1-4 класах загальноосвітніх навчальних... 1 427.37kb.
Україна Міністерство освіти і науки 1 398.18kb.
Міністерство освіти І науки україни н а к а з 1 104.73kb.
Міністерство освіти І науки україни 01135, м. Київ, проспект Перемоги 1 30.01kb.
Міністерство освіти І науки україни інститут інноваційних технологій... 1 136.11kb.
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни 01135, м. 1 122.51kb.
Перелік програм та навчально-методичних посібників, рекомендованих... 6 1585.06kb.
Щодо вручення карток на отримання стипендій Президента України 2 580.22kb.
Про проведення Всеукраїнської літньої школи лісознавства Малої академії... 1 34.91kb.
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту україни харківський... 1 285.58kb.
Журналістика як галузь масово-інформаційної діяльності 1 197.55kb.
1. На доске выписаны n последовательных натуральных чисел 1 46.11kb.

Міністерство освіти І науки україни - страница №1/1

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ


НАКАЗ

м. Київ

01 08 2006 р. № 580

Про організацію роботи

з документами з грифом “ДСК”


На виконання постанов Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893 “Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” та від 19.07.06 №1000 “Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”, для удосконалення організації і ведення діловодства у центральному апараті Міністерства освіти і науки України з документами, що мають гриф “Для службового користування”




НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві освіти і науки України (далі – Інструкція).

2.Установити, що вимоги Інструкції не поширюються на відносини, що виникають у зв’язку з перебуванням в органах державної влади громадян країн – членів Європейського Союзу, залучених до підготовки та реалізації в Україні проектів програми Twinning.

3.Адміністративно-господарському департаменту (Ханюк В.А.) довести Інструкцію до відома керівників структурних підрозділів, співробітників міністерства під розписку.

4. Керівникам структурним підрозділів забезпечити суворе дотримання вимог Інструкції при організації і веденні діловодства у центральному апараті міністерства з документами, що мають гриф “Для службового користування”.

5. Керівникам установ і закладів освіти на основі постанов Кабінету Міністрів України від 27 .11.1998 р. №1893 “Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” та від 19.07.06 №1000 “Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” та наказу МОН від 01.08.06 р. №580 “ Про організацію роботи з документами з грифом “ДСК”, розробити, затвердити та ввести в дію власні інструкції по організації роботи з документами з грифом “Для службового користування”.

6.Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра освіти і науки України Жебровського Б.М.

Міністр С.М.Ніколаєнко

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Міністерства освіти

і науки України

від 01.08.2006 № 580



ІНСТРУКЦІЯ


про порядок обліку, зберігання і використання документів,

справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

у Міністерстві освіти і науки України

І.Загальні положення


І.І. Дана Інструкція визначає обов'язковий для всіх працівників міністерства порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи).

Перелік конфіденційної інформації, що є власністю держави і якому надано гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі гриф "Для службового користування"), розроблено і введено в дію наказом МОН від 14.02.2002 р. №5 ДСК .

І.2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

1.3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції:

на документі - виконавцем та особою, що підписує документ;

на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

1.4. Керівництво міністерства у разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

Керівництво міністерства має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, одержаних від підприємств, установ, і закладів освіти, що належать до сфери управління МОН (з повідомленням їх про це).

1.5. 3 введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди установ та закладів освіти, що їх підготували, або їх правонаступників.

Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "Для службового користування" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".

1.6. Керівники структурних підрозділів міністерства несуть персональну відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на адміністративно-господарський департамент міністерства.

1.7. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом "Для службового користування", здійснюється спецсектором МОН.

1.8. Співробітники міністерства, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює діловод структурного підрозділу, що відповідає за діловодство і документообіг.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

1.9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої, влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. №1153 (Офіційний вісник України, 1997 p., № 43, с. 50), та Інструкцією з діловодства у Міністерстві освіти України затвердженою наказом міністерства від 15.01.1998 р. №12.

2.Приймання і облік документів

2.1. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється працівником адміністративно-господарського департаменту, який веде облік несекретної документації.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

2.2. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до міністерства, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається центра­лізовано у відділі документального забезпечення співробітником, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.3. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до відділу документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи та заклади освіти, де немає постійних чергових працівників.

2.4. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) за кількістю примірників.

2.5. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3) в паперовому та електронному вигляді, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Контроль за термінами виконання таких документів у міністерстві покладено на відділ контролю адміністративно-господарського департаменту.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником відділу документального забезпечення та завіряється печаткою "Для пакетів".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

2.6. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

2.7. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою б (додаток 6),

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться, позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що, були розмножені раніше.

3.Розмноження і розсилання (відправлення) документів


3.1. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники структурних підрозділів, які їх тиражують.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені лише за їх згодою.

3.2. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється як правило у друкарському бюро міністерства. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа в обов”язковому порядку зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, дату друкування документа.

3.3. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику адміністративно-господарського департаменту, який здійснює їх облік. .Чернетки і варіанти знищуються відповідальним працівником відділу документального забезпечення, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підпис".

3.4. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами виконавців на обкладинках цих видань.

3.5. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу за підписаними ним нарядами під контролем адміністративно - господарського департаменту. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

3.6. У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

3.7. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

3.8. Забороняється використовувати для розмноження документів з грифом "Для службового користування" розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації.

3.9. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником структурного підрозділу, яким підготовлено такий документ та відправлено, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

3.10. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

3.11. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.12. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівництва міністерства, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службове користування" у порядку книгообміну або експонування на виставка, презентаціях тощо.

4.Формування виконаних документів у справи


4.1.Документи з грифом "Для службового користування" після виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються в довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

4.2. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби формуються у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того питання.

Якщо створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ ''Індекс справи" до номера справи документами з грифом ""Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування” до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

4.3. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінкове членами експертної комісії міністерства та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

4.4. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

4.5. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.



5.Використання документів. Зняття грифа

"Для службового користування"


5.1. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з адміністративно-господарським департаментом, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників міністерства та структурних підрозділів.

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керівництвом МОН.

5.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу керівництва міністерства допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

5.3. Під час користування відкритим радіозв'язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватися тільки за допомогою дротового зв'язку з проставленням на документах і телеграмах штампа "Серія П".

Під час користування дротовим зв'язком (факсограми) зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів, посади адресатів і відправників вказувати забороняється.

5.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівництва міністерства та керівників структурних підрозділів, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування"

5.5. Справи та видання з грифом "Для службового користування” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

5.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками міністерства, проводиться з дозволу керівника структурного підрозділу.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

5.7. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

5.8. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу міністерства, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.

Рішення комісії, оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником МОН, в акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу міністерства, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

5.9. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

5.10. Справи з грифом "Для службового користування", передані МОН до державних архівних установ, використовуються на права документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо МОН-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.


6.Відбір документів для зберігання і знищення

6.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 p. № 853 (ЗП України, 1996 p., № З, ст.79).

6.2. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу міністерства передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного відділу здійснюється за номенклатурами справ.

6.3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархіву.

6.4. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

6.5. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ” після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

6.6. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

6.7. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт № __ від (дата)".

6.8. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.


7.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

7.1. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

7.2. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у адміністративно-господарський департамент або архів у той же день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника адміністративно-господарського департаменту міністерства або архіву можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через відділ документального забезпечення, архів.

7.3. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу адміністративно-господарського департаменту. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

7.4. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень міністерства.

У разі потреби керівництво міністерства (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам адміністративно-господарського департаменту винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

7.5. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 27 цієї Інструкції.

В окремих випадках, з дозволу керівництва міністерства дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

7.6. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівництвом міністерства (структурного підрозділу).

7.7. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом МОН. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники спецсектору.

У архівному підрозділі, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

7.8. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівництва міністерства, керівників спецсектору та відділу документального забезпечення.

Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника МОН призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником МОН. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівництвом міністерства передаються до архіву для включення у справу фонду.

7.9. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.



8.Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків


8.1. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності у міністерстві визначається Інструкцією з діловодства у Міністерстві освіти України затвердженою наказом міністерства від 15.01.1998 р. №12.

Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на адміністративно-господарський департамент.

8.2. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами МОН.

8.3. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

8.4. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

8.5. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

8.6. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

8.7. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

8.8. Знищення бланків, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

8.9. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням міністерства.

8.10. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівництва міністерства.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома Міністра.

У разі втрати печаток і штампів - негайно повідомляються органи МВС та вживаються заходи для їх розшуку.

9.Особливості поводження з мобілізаційними документами


9.1. Працівники міністерства допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі — мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з адміністративно-господарським департаментом та затвердженого керівництвом міністерства.

9.2. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

9.3. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

9.4. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

9.5. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в друкарнях та відділах розмножувальної техніки організації їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу відповідно до вимог пунктів 17—27 цієї Інструкції.

Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.

9.6. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 29—33 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

9.7. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівництво міністерства, адміністративно-господарський департамент та спецсектор.
10 .Охорона конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

10.1. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі — іноземці) приймається Міністром або його заступниками, що несуть відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів для охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції міністерства.

10.2. Департаментом міжнародного співробітництва та європейської інтеграції разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями за формою 13 (додаток 13), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, — прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території міністерства (установи та закладів освіти) інші необхідні відомості. Програму роботи з іноземцями затверджує Міністр або за його дорученням один із заступників міністра.

10.3. За дорученням керівництва міністерства керівник спецсектору завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

10.4. З метою запобігання просоченню конфіденційної інформації, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно за формою 14 (додаток 14);

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно за формою 15 (додаток 15).

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження керівництвом міністерства програми проведення роботи з іноземцями.

10.5. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у складеному за формою 14 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

10.6. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дозволу Міністра.

10.7. У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається керівництвом міністерства на підставі акта, складеного за формою 15.

10.8. В організаціях, що систематично приймають іноземців, обладнуються виділені для цієї мети приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками спецсектору.

У таких організаціях може складатися список посадових осіб, які беруть безпосередню участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями.

10.9. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та письмовими розпорядженнями керівників організації і підрозділу зовнішніх відносин. Працівники організації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави.

10.10. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території організації без супроводу.

10.11. Департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 16.

10.12. За підсумками прийому і проведення роботи з департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, — ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується керівництвом міністерства та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям, а один із примірників передається до спецсектору.

10.13. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 14 або 15, та звіт про виконання програми зберігаються в департаменті міжнародного співробітництва та європейської інтеграції в окремій номенклатурній справі і копія надається спецсектору.

10.14. Керівництво міністерства зобов'язано здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

10.15. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців, захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 p. № 1561-12"(додатки 13—16) .


Форма 1 Додаток 1


До Інструкції


Найменування організації


АКТ

про відсутність вкладень

у конверті (пакеті)

від______________№________

__________________________________________

місце складення

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією

____________________________________________________________________

найменування організації

___________________________________________________________________

прізвище та ініціали у

у присутності:_______________________________________________________

посада, прізвище, ініціали

про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

___________________________________________________________________ найменування організації, що надіслала пакет

не виявлено таких вкладень ___________________________________________

назви і номери документів, яких не виявлено

Завідуючий канцелярією ________________ _____________________

підпис прізвище та ініціали

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається

відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Формат А4 (210х297)


Форма 2


Додаток 2

до Інструкції




ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"


Д»та надход­ження та індекс докумен­та



Дата та індекс докумен­та








Кількість


сторінок

Кількість таї номе­ри при­мірників



Резолю­ція або кому надісла­ний на вико­нання




Відмітка про взят­тя на контроль та тер­мін вико­нання


Дата і


підпис


Індекс

Відмітка про знищен­ня



Примітка



Звідки надійшов або куди надісла­ний


Вид докумен­та та корот­кий зміст


доку­мента



додатка

отриман­ня


повернен­ня


(номер) справи, до якої ' підшито документ




Примітка. Дозволяється окреме ведення журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом "Для службового


користування".

Форма 3 Додаток 3


До Інструкції

КАРТКА


обліку документів та видань з грифом "Для службового користування”

(Лицьовий бік.)


1. Контроль


2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

9 21 23 25 27 29 31




3. Гриф


4. Кореспондент

КТ


5. Адресат



6. Дата надходження

ження та індекс




7. Дата та індекс документа

а


8. Вид документа та його короткий

зміст


9.Кількість примірників та їх номери

10. Кількість сторінок



11. Резолюція або кому надісланий на виконання

12. Відмітка про виконання документа

13. Номер справи за номенклатурою


(Зворотний бік)


14. Відмітка про отримання

15. Відмітка про повернення

16. Перевірка виконання


17. Інші відмітки


18. Фонд №

19. Опис №

20. Справа №

Формат А5 (148х210) або А6 (105х148)


Форма 4


Додаток 4


до Інструкції


ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"



Дата




Звідки




Кількість
Кому
Відмітка

Дата і підпис

Відмітка










надход-ження


Дата документа

надійшов або куди надісланий


Короткий зміст


та номери примір­ників магнітного носія


надісланий на виконання


про взяття на контроль та термін виконання


отримання


повернення


про знищення


Примітка




Форма 5 Додаток 5


До Інструкції
КАРТКА

обліку магнітних носіїв інформації

з грифом "Для службового користування”

(Лицьовий бік)


1. Контроль


2. . 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31


3. Гриф

4. Кореспондент

5. Адресат


6. Дата надходження

7. Дата документа


8. Короткий зміст


9.Кількість примірників та їх номери


10. Кому надісланий на виконання

11. Відмітка про виконання


(Зворотний бік)

12. Відмітка про отримання

13. Відмітка про повернення

14. Перевірка виконання

15. Відмітка про знищення

16. Інші відмітки

Формат А5 (148х210) або А6 (105х148)


Форма 6 Додаток 6


До Інструкції

ЖУРНАЛ


обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"


№ п/п



Назва видан­ня


Видано або надійшло



Розподіл


Повер­нення


Зни-ження


звідки надійшло або де надруко­вано


вхідний номер

супровідного листа і дата




кількість при­мірників та їх номери


куди

і до


кого направ­лено (або

видано)



номер вихід­ного доку­мента (або відмітка про отри­мання) і дата


кількість примір­ників та їх номери


дата, номери примір­ників


дата, номер акта




Форма 7 Додаток 7


До Інструкції

КАРТКА ОБЛІКУ

справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"

Назва справи або видання ___________________________________________

№ п/п



Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок


Підрозділ і прізвище співробітника


Розписка і дата


Примітка


отримання


повернення

Форма 8 Додаток 8

до Інструкції

Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ __________________

підпис
Фонд №____ _________________________________

Опис справ постійного посада керівника організації

зберігання №____ _________________________________

за _______________ рік прізвище, та ініціали

_________________________________



дата

.

_____________________________________________________________



найменування організації (структурного підрозділу)


№ п/п


Індекс справи (тому, частини)


Заголовок справи (тому, частини)


Дата справи

(тому, частини)




Кількість сторінок у справі (томі, частині)

Примітка




У цей розділ опису внесено ________________________ справ з №_______ по № _______, у тому числі?

літерні номери:

пропущені номери:

Посада особи,

яка склала опис ________________ ____________________

Дата ____________ підпис прізвище та ініціали
Керівник канцелярії ______________ _________________

Дата ____________ підпис прізвище та ініціали


Керівник архівного підрозділу ______________ _________________

Дата ____________ підпис прізвище та ініціали


ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК організації

державної архівної установи

від ____________ №_______ від _____________ №_______
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано

_____________________________________________ с., у тому числі:

цифрами і літерами

літерні номери: _________________

пропущені номери: ______________
__________________________________

(посада працівника архівного підрозділу,

відповідального за ведення обліку)

_________________ ________________________

підпис прізвище та ініціали

Дата __________________

Формат А4 (210х297)

Форма 9 Додаток 9

до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________

підпис

____________________________________

посада керівника організації

____________________________________

прізвище та ініціали

____________________________________

дата

Найменування організації


АКТ

про знищення документів

і справ, що не підлягають зберіганню

від _______________ № __________

______________________________________

місце складення

На підставі __________________________________________________________

назва і вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду №

____________________________________________________________________

найменування фонду


№ п/п


Заголовок справи (документа) або спільний заголовок справ (документів)


Дата справи (документа) або крайні дати справ (докумен­тів)


Номери описів (номен­клатур) за рік (роки)


Індекс справи (тому, частини) за номен­клатурою або номер справи за описом


Кіль­кість справ (томів, частин)


Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком


Примітка

Разом _________________________________справ за __________________роки



цифрами і літерами

Описи справ постійного зберігання за ____________________ роки затверджені, а з особового складу — погоджені з ЕПК


___________________________________________________________________

найменування державної архівної установи

Протокол від _______________ № __________

Експертизу проводив

______________________ ______________ _____________________

посада особи підпис прізвище та ініціали
Дата _________________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК

від _________________ №___________
Документи у кількості _________________________________________ справ

цифрами і літерами

вагою __________________ кілограмів здано ____________________________ ___________________________________________________________________

найменування організації

на переробку за приймально-здавальною накладною від ___________ №______
_____________________ ______________ _____________________

посада особи, яка здала документи підпис прізвище та ініціали

______________



дата

Формат А4 (210х297)


Форма 10 Додаток 10


До Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________

підпис

____________________________________

посада керівника організації

____________________________________

прізвище та ініціали

____________________________________

дата

Найменування організації


АКТ

перевірки наявності

та стану документів і справ

від _______________ № __________

_____________________________________

місце складення

Складений на підставі наказу від ________________№ _________

комісією:

голова комісії________________________________________________________

посада, прізвище, ініціали

члени комісії ________________________________________________________

посада, прізвище, ініціали Перевіркою встановлено

Перевіркою встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку) налічується __________________________________________ документів, справ

З них наявні _____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

індекси (номери) документів, справ, видань

найдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку_______________________________________________________________

3. Характеристика стану документів, справ та видань:

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки________________________________________________ ____________________________________________________________________

Формат А4 (210х297)

Форма 11 Додаток 11


До Інструкції


ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток і штампів


№ п/п


Відбитки печаток і штампів







Кому видано



Дата повернення і розписка про приймання



Примітка




найменуван­ня під­розділу, в якому зберігаються печатки і штампи


.прізвище та ініціали відпові­дальної особи


дата і розписка про отримання




Форма 12 Додаток 12


До Інструкції
ЖУРНАЛ

обліку бланків



Надходження



Видача

Вид


ач а

дата надход­ження









кіль­кість при­мірни­ків

серія і номери бланків



дата


дата і номер доку­мента




кому видано



кіль­кість примір­ників





приміт­ка (відміт­ка про зни­щення)




номер супро­відного листа


звідки

надій­шли




най­мену­вання

підроз­ділу




прізви­ще та ініціали отриму­вача


серія і номери бланків


розпис­ка про отри­мання



"Додаток 13

до Інструкції

Форма 13

ЗАТВЕРДЖУЮ


_____________________________

(посада керівника організації)

________ __________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

____” _____________ 200____ р.



ПРОГРАМА


проведення роботи ________________________________

(найменування організації)

з ________________________________________________

(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)


фахівцями в галузі _________________________________




Відомості про іноземців _____________________________________________


(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), посада,

рік народження, громадянство, стать)





Підстави прийому __________________________________________________ __________________________________________________________________

Мета прийому _____________________________________________________

Строк перебування ________ днів з ______________ по __________________

Відповідальні за прийом ____________________________________________

(прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)

Перелік питань, що плануються для обговорення, _______________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати, ______________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території організації ______ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Продовження додатка 13

Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі іноземцям ______________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Робота з іноземцями:



1-й день

число, місяць,

день тижня


10 год. Прибуття ___________

(місце прибуття)

__________________________


Зустрічають __________ ____________________________________________________

2-й день

число, місяць,

день тижня


10 год. Бесіда
Обговорювання питання _____

___________________________


Проводить _________

Присутні ___________ ________________________






14 год. відвідування ________ ___________________________
Вечір – вільний


Організовує ________

Присутні __________



___й день

число, місяць,

день тижня


8 год. Виліт до _____________

9 год. 30 хв. Прибуття до ____

10 год. Обговорювання питання ____________________________
14 год. заключна бесіда
18 год.

Відвідування ________________ ____________________________


10 год. від’їзд

Супроводжує _______

Проводить _________

Присутні __________
Проводить _________

Присутні __________


Супроводжує ______ ___________________
Організовує ________ ___________________

_________________________ ____________ ___________________

(посада керівника підрозділу зовнішніх відносин) (підпис) (ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО

_________________________ ____________ ___________________

(посада керівника, найменування структурного (підпис) (ініціали та прізвище)

підрозділу)
____” ___________ 200__ р.
Додаток 14 до Інструкції

Форма 14

________________________________________________

(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________________



(посада керівника організації) (підпис)



(підпис) (ініціали та прізвище)

“_____" __________________ 200___ р.

АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям



Експертна комісія ______________________________________ у складі

(найменування організації)



(посада, прізвище та ініціали)

розглянувши ______________________________________________________



(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)




вважає, що:

1) у матеріальних носіях. __________________________________________



(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)



міститься інформація стосовно _______________________________________



(стислий зміст)






яка відповідно до пункту ___ переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, ________________________________ і

(найменування організації, що його затвердила)

належить до конфіденційної інформації, що є власністю держави;

Продовження додатка 14

2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу __________________________________________________________________



(посада керівника організації)

Голова комісії ____________________ _________________________



(підпис) (ініціали та прізвище)

Члени комісії ________________ _______________________

________________ _______________________

____” _________________ 200___ р.

Додаток 15

до Інструкції

Форма 15

_______________________________



(гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

_______________________________

(посада керівника організації)



(підпис) (ініціали та прізвище)

“_____" _______________ 200___ р.


АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям


Експертна комісія_______________________________________ у складі

(найменування організації)



(посада, прізвище та ініціали)

розглянувши _______________________________________________________



(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)

вважає, що:

1) у матеріальних носіях ___________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)

не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

Голова комісії ___________________ ______________________________ (підпис) (ініціали та прізвище)

Члени комісії __________________ ______________________________
“____” ____________ 200___ р.

Додаток 16

до Інструкції

Форма 16

ЖУРНАЛ


обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями,

групами та окремими іноземцями


___________________________________________________________

(найменування організації)




Поряд­ковий номер




Час пере­бування




Прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) іноземця, держава, підприємство (установа, організація)

Мета прийому, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за прийом



Підрозділи організації, з роботою яких ознайомилися іноземці



Ініціали та прізвище працівників організації, які брали участь у прийомі




Підсумки прийому (зазначаються відомості про виконання програми проведення роботи з іноземцями, у разі передачі конфіденційної інформації — відомості про неї, ким видано дозвіл на передачу такої інформації)


Номер справи, тому, аркушів, що передані інозем­цям





Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління".


izumzum.ru