Инструкция Ведение делопроизводства Стр из - polpoz.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Статья посвящена вопросам функционирования системы автоматизации... 1 72.12kb.
Инструкция методическая Им 038-02 Стр из 1 237.3kb.
Стр. 3 Глава I. Краткая характеристика основных мировых систем управления... 1 201.58kb.
Абдурахманов Гусейн Абдурахманович. Из воспоминаний стр. 7-8 Архивный... 1 430.46kb.
3 «А» класс Русский язык – упр. 353 Математика рабочая тетрадь №33... 1 37.11kb.
Активити бук: упр. 1,2, стр. 34, 35 1 74.24kb.
Модуль 5с ведение нормальных родов Слайд 5С-1 Ведение нормальных... 1 410.61kb.
1. Введение стр 3 Физико-географическая характеристика региона стр... 1 175.68kb.
Вступ. Аналіз роботи відділу освіти за 2012 рік стр 6 977.07kb.
Стр. 3 Глава I. Общие положения по учету основных средств предприятия... 1 251.91kb.
Методические рекомендации по учебной практике профессиональный модуль... 1 219.71kb.
В процессе обучения движениям 6 1111.06kb.
1. На доске выписаны n последовательных натуральных чисел 1 46.11kb.

Инструкция Ведение делопроизводства Стр из - страница №1/8




Государственное образовательное учреждение высшего профессионального

образования

Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина


Им 028-01

Издание 1

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Инструкция

Ведение делопроизводства



Стр. из




Содержание
1. Цель……………………………………………….…………………………….3

2. Описание работы и ответственность…………………………………………5

3. Составление и оформление основных видов документов…………………..7

3.1. Состав управленческих документов ………………………… ……9

3.2. Правила оформления бланков управленческих документов …..…10

3.3. Оформление организационно-распорядительных документов …..11

3.4. Подготовка текстов документов………………………...……...…...24

4. Прием, регистрация и рассмотрение входящей документации…………....48

4.1. Основные положения и требования к организации документооборота………………………………………………………………….48

4.2. Прием, обработка и распределение документопотоков ……….......48

4.3. Регистрация документов …………………………………………….51

5. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции……………………..52

6. Оформление и регистрация распорядительных документов…………...…..55

7. Регистрация договоров……………………………………………………….62

8. Контроль исполнения документов………………………………...………....63

9. Печатание и тиражирование документов………………………………...…65

10. Учет и хранение печатей, штампов и бланков……………………………...66

11. Составление номенклатур дел...……………………………………………..67

12. Формирование дел...………………………………………………………….71

13. Оформление дел………………………………………………………………73

14. Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа к документам фонда университета …………………………………………………78

15. Экспертиза ценности документов…………………………………………...80

16. Составление и оформление описей дел……………………………………..83

17. Порядок передачи дел в архив университета……………………………….84

18. Внесение изменений………………………………………………………….86

19. Приложения…………………………………………………………………...88



1. ЦЕЛЬ

Настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов университета, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения недействующих документов; уничтожение и хранение документов.


ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Инструкция применяется во всех подразделениях университета.


СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Рекомендации по введению делопроизводства в организации, Росархив, ВНИИДАД, М, 2003.

Основные правила работы архивов организации Росархив, ВНИИДАД, М, 2003.

РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина СТВ 909-01 - Управление документацией.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ, АББРЕВИАТУРЫ

Автор документа – руководитель структурного подразделения, деятельность которого является преобладающей в СТВ, автор отвечает за качество разработки и исполнения СТВ.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дата — форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента событий, в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего от начала месяца суток.

Дата (официального) документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ электронный — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документ организационно-распорядительный — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений университета и должностных лиц.

Документ подлинный — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Изменение – модификация, дополнение или исключение фрагментов документа.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Система менеджмента качества – совокупность организационной структуры, процедур, инструкций, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством подготовки высококвалифицированных специалистов, научных, педагогических и управленческих кадров.

2. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ


2.1 Организация, ведение, контроль и совершенствование документационного обеспечения управления (ведение делопроизводства) в университете возлагается на общий отдел университета. Указания сотрудников общего отдела по вопросам делопроизводства и архивного дела обязательны для всех сотрудников университета. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства, сохранность документов в структурных подразделениях (кафедры, деканаты, отделы и службы) возлагается на их руководителей.

2.2 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается руководителями структурных подразделений на сотрудников (в некоторых случаях может быть руководитель структурного подразделения), назначенных ответственными, обязанности которых включены в должностную инструкцию. Сотрудник, отвечающий за ведение делопроизводства, обеспечивает учет, прохождение, исполнение вышеуказанных документов, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными, методическими документами по делопроизводству и. сдачу документов в архив.



    1. При уходе ответственного за ведение делопроизводства в отпуск, убытие в командировку, нахождение на больничном листе имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного производится передача дел и документов, о чем составляется приемно-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в общий отдел.

2.4 Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). Ведение переписки от имени университета с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

2.5 Положения и инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

2.6. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также публикация в печати документальных (архивных материалов и т.д.) материалов допускается только с разрешения ректора университета. Копии с документов, подписанных руководством университета, снимаются, заверяются и выдаются только общим отделом.



    1. Порядок работы с документами секретного делопроизводства, служебного делопроизводства (грифом «Для служебного пользования») и письмами граждан определены специальными инструкциями.


3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ


3.1. Состав управленческих документов

В университете издаются следующие организационно-распорядительные документы: Устав, приказы, распоряжения, инструктивные письма, положения, правила, инструкции, решения.

В Уставе университета и положениях структурных подразделений устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности университета.

Решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности университета и принимаются коллегиально в составе протоколов, и получают правовую форму.

Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения нормативного характера, по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Распоряжения издаются при выполнении сложных приказов и других поручений.

Правила являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Инструкция – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых в университете в соответствии с ее компетенции.

Документы не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложение, штатное расписание.



3.2. Правила оформления бланков управленческих документов

Документы университета оформляются на бланках. Бланки документов изготовляются на стандартных форматах А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата А3 (297х420).

Бланки документов находятся в электронном виде. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Для университета установлены следующие виды бланков:



  • общий бланк (приложение 1), который используется для любых видов документов, кроме письма.

  • бланк письма (приложение 2,3 );

  • бланк конкретного вида документа (приложение 20);

  • бланки структурных подразделений.

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов, 13, 14, 15), Times OL размером № 12, 13, 14, через 1-2 интервала.

В университете применяется и электронное документирование.


    1. Оформление организационно-распорядительных документов

      1. На бланке письма университета (приложение № 2) указано полное название закрепленное в Уставе, почтовый адрес, который является и юридическим, номера телефона, факса, электронной почты, сайт в Интернете, коды по ОКПО, ОКОТУ, ОГН и ИНН/КПП. Почтовый адрес проставляется в соответствии с почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.

Например:

Ленинский проспект, д. 65

г. Москва, 119911

Наименование вечернего факультета в г. Оренбурге на бланке письма пишется ниже названия университета (приложение № 3).

Документы подготавливаемые совместно двумя и более другими организациями следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются систематически, возможно изготовление совместного бланка, который разрабатывается совместно с сотрудниками общего отдела.

Для всех документов (кроме бланка письма) наименование вида является обязательным.



      1. Дата документа – это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, для утверждаемых документов – дате его утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта – дата события.

Документы, издаваемые двумя или более организациями, должны иметь одну дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.



      1. Регистрации подлежат все создающиеся в университете документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализовано. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоение документу соответствующего регистрационного номера, проставления его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, каждой из этих организаций, предоставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера определяется настоящей инструкцией.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется преимущественно при оформлении писем–ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.) или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.


      1. Адресат используется в различных формах переписки. Управленческие документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам.

Наименование адресата – организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Корпорация «Квант»

Департамент информации и

научно-технического обеспечения

должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Уралмаш»

К.Б. Петрову

или

ЗАО «Уралмаш»



Генеральному директору

К.Б. Петрову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрациям районов

Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗАО «Уралмаш»

К.Б. Петрову

Документ не должен содержать более четырех адресов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «копия» перед вторым, третьими четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить в почтовый адрес.

В соответствии с почтовыми правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других отправлениях:


  • наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

  • название улицы, номер дома, номер квартиры;

  • название области, края, автономного округа (области), республики;

  • город;

  • страна (для международных почтовых отправлений);

  • почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию пишется ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное

Учреждение Всероссийской

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117353

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Рысаковой О.Ю.

ул. Энгельса, д. 6, кв. 31

г. Химки


Московская область, 141400

      1. Документ, издаваемый в университете, утверждается руководителем или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ издается в случае, когда введение утвержденного документа требует дополнительных действий и предписаний.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор РГУ нефти и газа

имени И.М. Губкина

Личная подпись А.И.Владимиров

Дата


При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ и УТВЕРЖДЕНО) наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН

Решением общего

собрания сотрудников

университета

от 15.01.2006 г. № 2

или
УТВЕРЖДЕНО

Приказом РГУ нефти и

газа имени И.М. Губкина

от 05.02.2006 г. № 22

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 4.


      1. Резолюция, написанная на документе руководителем университета, включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), подпись, дату и в необходимых случаях срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут ставиться перед фамилией, например:

О.Н. Ковалевой

С.А. Шевцовой

Прошу подготовить

проект договора

к 15.05.2006 г.

личная подпись

01.05.2006 г.

При наличии нескольких исполнителей, основным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста листе или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.


      1. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) ?, например в приказах и распоряжениях:

О переходе на упрощенную систему налогообложения;

чего (кого) ?, например:

должностная инструкция специалиста.

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

«О подготовке проекта договора».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 (справки студенческого стола, второго отдела и т.д.), заголовок не указывается.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, базу данных.



      1. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем общего отдела на основании сроков, установленных:



  • законодательством;

  • организацией, направившей документ;

  • распорядительным документом руководителя университета или указанных в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением обозначают словом «контроль».

      1. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:

если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

приложение: на 6 л., в 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об управлении регионального кредитования

на 8 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов управления

регионального формирования на 7 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз;

или


Приложение: образец визитных карточек в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ЗАО «Уралмаш» от 05.06.2006 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии оформляют следующим образом:

приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.


      1. Приложения к распорядительному документу (приказ, распоряжение и т.д.) оформляются следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » (Приложение № 5 ) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу РГУ нефти и

газа имени И.М. Губкина

от 05.06.2006 г. № 31

Если приложение одно – порядковый номер не указывается.

Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

приказом РГУ нефти и

газа имени И.М. Губкина

от 12.07.2006 г. № 40

Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.


      1. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

«Уралмаша»

Личная подпись А.В. Крушинин

Дата


Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка:

лист согласования прилагается.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Согласование документа внутри университета с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Ведущий юрисконсульт Личная подпись М.Е. Волочкова Дата

Документ визируется исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми службами, проректорами, курирующими данный вопрос, юристом и руководителем общего отдела в случае приказов по общим вопросам и распоряжений.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Ведущий юрисконсульт Личная подпись М.Е. Волочкова

Дата


Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в университете, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе (письмо и т.д.), подлинник которого отправляют из университета, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию.


      1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а так же на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.

Документы заверяют гербовой печатью университета (приказ № 49 от 26.03.2002 г. ), печатью с названием университета и печатями с названием отделов университета

Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей университета устанавливает инструкция по ведению служебного делопроизводства.



Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, оттиск проставляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемыми.

Ректор Личная подпись А.И. Владимиров


На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.
следующая страница >>